Description
Du rapport de réunion au bilan comptable, en passant par le communiqué de presse et le post-it du collègue, tout est information, tout est document ; comment les gérer ? De nombreuses associations ne savent pas toujours quels documents garder ou jeter, comment les conserver, quelles questions se poser, quelles méthodes mettre en place pour gérer de manière efficace leur information. Différentes législations fixent les délais légaux : comment s’y retrouver et que faire pour tous les éléments non pris en compte par ces textes? L’entrée en vigueur du RGPD a rappelé l’importance du tri, de l’élimination, mais aussi de la bonne conservation de ses documents. Une gestion optimale de l’information permet de gagner de la place et du temps ; elle assure aussi la continuité du travail au sein d’une équipe et sur une longue période. À terme, la conservation pérenne des documents à valeur patrimoniale est assurée ; ils seront indispensables pour retracer l’histoire et l’implication d’une organisation. Afin de résoudre les problèmes rencontrés par le milieu associatif, nous proposons une formation de base pour développer les premiers réflexes à la gestion de l’information.
Objectifs
- Sensibiliser les participant.e.s à l’intérêt que représente un gestion efficace de leurs documents ;
- Conscientiser aux obligations légales et réglementaires liées aux documents ;
- Savoir classer et nommer les documents correctement (convention de nommage et métadonnées)
- Connaître les bonnes pratiques de tri et de conservation de documents (archivage efficace)
- In fine, s’approprier l’histoire de son organisation pour mieux appréhender les enjeux futurs.
Programme détaillé
Introduction
- Présentation des formatrices et des participant.e.s : mise en lumière des attentes particulières vis à vis de la formation.
- Tout est archives … Parlons de documents ! : définition des archives, distinction par rapport à la documentation et cycle de vie des documents.
- Pourquoi gérer et archiver… Quelques arguments pour convaincre : présentation d’arguments légaux (RGPD, délais d’utilité administrative…), pragmatiques (gain de place, …), organisationnels, patrimoniaux, démocratiques…
- La gestion intégrée des documents : explication du concept et réflexion en groupe
Comment gérer? Quelques outils à mettre en œuvre
- Pour classer : le cadre de classement :
- Pour nommer : la convention de nommage et les métadonnées
- Pour trier : le tableau de tri :
- Pour conserver : quelles sont les bonnes pratiques (documents analogiques et électroniques) ?
